Datenschutzordnung des Kreissportbund Uckermark

Der Kreissportbund Uckermark e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert
personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des
Sportbetriebes, der Öffentlichkeitsarbeit im Verein).
Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu
erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit
personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Kreissportbund Uckermark e.V. die nachfolgende Datenschutzordnung.
§1 Allgemeines
Der Kreissportbund Uckermark e.V. verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern,
Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb, an Aus-, Fort- und Weiterbildungen
und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht
automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen.
Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte
weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-DatenschutzGrundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle
Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
§2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
1. Der Kreissportbund Uckermark e.V. verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien
von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der
Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Kreissportbund
Uckermark e.V. insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Vorname, Nachname,
Anschrift, Geburtsdatum, Telefonnummer und E-Mail Adressen.
§3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene
Daten in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
2 Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen:
Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Alter und
Geburtsjahrgang.
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltung
gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten
Personen.
4. Auf der Internetseite des Kreissportbundes Uckermark e.V. werden die Daten der
Mitglieder des Vorstands, der Mitgliedsvereine mit Vorname, Nachname, Funktion, ggf.
E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer veröffentlicht.
§4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26
BGB, funktional ist diese Aufgabe der Geschäftsstelle mit ihren Mitarbeitern zugeordnet, soweit
die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.
Der Geschäftsführer bzw. Geschäftsführerin stellt sicher, dass Verzeichnisse der
Verarbeitungstätigkeiten nach Artikel 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach
Artikel 13 und 14 DSGVO erfüllt werden.
Der Geschäftsführer bzw. Geschäftsführerin ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von
betroffenen Personen zuständig.
§5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und –listen
1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und
Mitarbeitern im Kreissportbund Uckermark e.V. (z.B. Vorstandsmitglieder) insofern zur
Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umgang der
dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu
beachten.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur
herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Vereine vorliegt. Die
Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und
anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt
nicht als eine solche Herausgabe.
3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung
satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer
Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der
Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als
Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren
initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich
für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
§6 Kommunikation per E-Mail
1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Kreissportbund Uckermark e.V. einen
vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation
zu nutzen ist.
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen
Kontakt per E-Mail untereinanderstehen und/oder deren private E-Mails-Account 
verwendet werden, sind die E-Mail - Adressen als „bcc“ (Blindkopie) zu versenden.
§7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit Personen bezogenen Daten
haben (z.B. Mitglieder des Vorstands), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen
Daten zu verpflichten.
§8 Datenschutzbeauftragter
Da im Kreissportbund Uckermark e.V. derzeit keine 10 Personen ständig mit der automatisierten
Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, braucht der Kreissportbund Uckermark
e.V. derzeit keinen Datenschutzbeauftragten zu benennen.
Sollte sich diese Situation ändern, hat der Kreissportbund Uckermark e.V. einen
Datenschutzbeauftragten zu benennen. Die Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand nach
§26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche
Fachkunde verfügt. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den
Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu
übernehmen, hat der Vorstand nach §26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten auf der
Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.
§9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
1. Der Kreissportbund Uckermark e.V. unterhält zentrale Auftritte für den Verein. Die
Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem/der
Geschäftsführer/in. Änderungen dürfen ausschließlich durch den/der Geschäftsführer/in
und dem Administrator vorgenommen werden.
2. Der/die Geschäftsführer/in ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im
Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
§10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Kreissportbundes Uckermark e.V. dürfen nur im Rahmen
ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oderweitergabe ist untersagt.
§11 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Vorstand des Kreissportbundes Uckermark e.V.
am 17.01.2019 beschlossen und tritt ab diesem Datum in Kraft.